Draft – subject to legal review
Sendonis – Kişisel Verilerin İşlenmesine İlişkin Aydınlatma Metni
Yürürlük tarihi: [EFFECTIVE DATE]
İşbu Aydınlatma Metni, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ("KVKK" veya "Kanun") 10. maddesi ve Aydınlatma Yükümlülüğünün Yerine Getirilmesinde Uyulacak Usul ve Esaslar Hakkında Tebliğ uyarınca, veri sorumlusu sıfatıyla Sinapp Sağlık Eğitim Yazılım Danışmanlık Ltd. Şti. ("Sendonis" veya "Şirket") tarafından hazırlanmıştır.
1. Veri Sorumlusu
| Unvan | Sinapp Sağlık Eğitim Yazılım Danışmanlık Ltd. Şti. |
| Adres | Nurol Plaza, Maslak/İstanbul |
| Ticaret sicil no | [COMPANY REGISTRATION NO] |
| MERSİS no | [MERSIS NO] |
| Vergi dairesi / no | Maslak / 7701222551 |
| VERBİS kayıt no | [VERBIS REGISTRATION NO] |
| KEP adresi | [KEP ADDRESS] |
| E-posta | [PRIVACY EMAIL] |
| Telefon | 0850 303 91 42 |
| İnternet sitesi | https://sendonis.com |
2. Kapsam
Bu Aydınlatma Metni; Şirketimizin müşterileri, potansiyel müşterileri, müşteri hesaplarını kullanan yetkili kullanıcılar ile müşteri çalışanları/temsilcileri, internet sitemizi ziyaret eden kişiler, erken erişim bekleme listesine katılan kişiler ve bizimle iletişime geçen veya kötüye kullanım (abuse) bildiriminde bulunan kişilere ilişkin olarak, Şirketimizin veri sorumlusu sıfatıyla gerçekleştirdiği kişisel veri işleme faaliyetlerini kapsamaktadır.
Önemli not: Müşterilerimizin Sendonis platformu üzerinden e-posta ve SMS gönderdiği alıcılara (ileti alıcılarına) ait kişisel veriler bakımından veri sorumlusu ilgili müşterimizdir; Şirketimiz bu verileri yalnızca müşterimizin talimatları doğrultusunda veri işleyen sıfatıyla işlemektedir. Sendonis üzerinden ileti aldıysanız, kişisel verilerinize ilişkin talepleriniz için iletiyi gönderen kuruluşa başvurmanızı rica ederiz. İstenmeyen iletileri [ABUSE EMAIL] adresine bildirebilir, iletideki ret/abonelikten çıkma bağlantısını veya ret anahtar kelimesini kullanabilirsiniz.
3. İşlenen Kişisel Veri Kategorileri
| Veri kategorisi | Örnekler |
|---|---|
| Kimlik | Ad, soyad; şahıs şirketleri için T.C. kimlik numarası (fatura düzenlenmesi gereken hâllerde) |
| İletişim | E-posta adresi, telefon numarası, adres, şirket/unvan bilgisi |
| Müşteri işlem | Hesap ve abonelik bilgileri, seçilen paket, kullanım/gönderim hacimleri, destek talepleri, talep ve şikâyet kayıtları |
| Finans | Fatura bilgileri, vergi numarası, ödeme durumu, kısmi kart bilgileri (kart son dört hanesi, kart türü; kart verilerinin tamamı ödeme hizmet sağlayıcısı [PAYMENT PROVIDER] tarafından işlenir) |
| İşlem güvenliği | IP adresi, oturum ve log kayıtları, kullanıcı adı, şifrelenmiş/özetlenmiş parola, API anahtarı meta verileri, çok faktörlü doğrulama bilgileri |
| Hukuki işlem | Kötüye kullanım incelemeleri, gönderen alan adı doğrulama ve onay (izin) kaynağına ilişkin bilgiler, resmi makam yazışmaları |
| Pazarlama | Ticari elektronik ileti izinleri ve tercihleri, çerez tercihleri, bülten aboneliği; bekleme listesi onay ve ret kayıtları (onay metni ve sürümü, tarih ve saat, IP adresi, formun bulunduğu sayfa ve dil, çift onay (double opt-in) tarih ve saati) |
| Bekleme listesi | E-posta adresi; isteğe bağlı olarak ad soyad ve şirket bilgisi |
| Bot koruması sinyalleri | Form gönderiminde Cloudflare Turnstile tarafından değerlendirilen IP adresi, TLS parmak izi, tarayıcı (user-agent) bilgisi ve benzeri teknik sinyaller |
| Mesleki bilgi | Unvan, çalışılan kurum |
Şirketimiz, müşteri ve ziyaretçilerine ilişkin özel nitelikli kişisel veri işlememektedir.
4. Kişisel Verilerin İşlenme Amaçları
Kişisel verileriniz aşağıdaki amaçlarla işlenmektedir:
- Üyelik ve müşteri hesabının oluşturulması ve yönetilmesi, sözleşme süreçlerinin yürütülmesi;
- Sendonis hizmetlerinin (API ve web uygulaması üzerinden e-posta ve SMS gönderimi) sunulması, gönderim kotalarının ve bütçe limitlerinin yönetilmesi;
- Faturalandırma, tahsilat, finans ve muhasebe işlerinin yürütülmesi;
- Müşteri ve alan adı doğrulaması, dolandırıcılık ve kötüye kullanımın (spam vb.) önlenmesi, Kabul Edilebilir Kullanım Politikası'nın uygulanması;
- Bilgi güvenliği süreçlerinin yürütülmesi, erişim yetkilerinin yönetilmesi, log kayıtlarının tutulması;
- Müşteri destek, talep ve şikâyet süreçlerinin yürütülmesi;
- Hizmet kalitesinin ölçülmesi ve iyileştirilmesi (anonim/toplulaştırılmış istatistikler);
- İzniniz bulunması hâlinde, ürün ve hizmetlerimize ilişkin tanıtım ve pazarlama faaliyetlerinin yürütülmesi;
- Erken erişim bekleme listesinin yönetilmesi: e-posta adresinizin doğrulanması, Sendonis'in yayına girdiğinin size bildirilmesi ve erken kayıt teklifinin gönderilmesi;
- İnternet sitemizdeki formların bot ve kötüye kullanıma karşı korunması;
- Yetkili kişi, kurum ve kuruluşlara bilgi verilmesi, mevzuattan kaynaklanan yükümlülüklerin yerine getirilmesi;
- Hukuki uyuşmazlıklarda hakların tesisi, kullanılması veya korunması.
5. Hukuki Sebepler
Kişisel verileriniz, KVKK'nın 5. maddesinde belirtilen aşağıdaki hukuki sebeplere dayanılarak işlenmektedir:
- Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması (m. 5/2-c): hesap oluşturma, hizmet sunumu, faturalandırma, destek;
- Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması (m. 5/2-ç): vergi, ticaret ve muhasebe mevzuatı kapsamındaki yükümlülükler, 5651 sayılı Kanun ve ilgili mevzuat kapsamındaki yükümlülükler [LAWYER TO CONFIRM APPLICABILITY], yetkili makam talepleri;
- Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması (m. 5/2-e): uyuşmazlık ve kötüye kullanım süreçleri;
- İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması (m. 5/2-f): bilgi güvenliği, dolandırıcılık ve spam önleme, hizmetin iyileştirilmesi;
- Açık rıza (m. 5/1): zorunlu olmayan çerezler, erken erişim bekleme listesi kapsamındaki yayın duyurusu ve erken kayıt teklifi e-postaları ile isteğe bağlı ürün haberleri e-postaları ve KVKK m. 9 kapsamında açık rızanın gerekli olduğu sınırlı hâller.
Ticari elektronik ileti gönderimi, ayrıca 6563 sayılı Elektronik Ticaretin Düzenlenmesi Hakkında Kanun ve Ticari İletişim ve Ticari Elektronik İletiler Hakkında Yönetmelik uyarınca alınan onaya dayanır ve İleti Yönetim Sistemi ("İYS") üzerinden yönetilir. Onayınızı dilediğiniz zaman, iletilerdeki ret bağlantısı, İYS veya [PRIVACY EMAIL] aracılığıyla geri alabilirsiniz.
Erken erişim bekleme listesi
İnternet sitemizdeki erken erişim bekleme listesine katılmanız hâlinde:
- İşlenen veriler: e-posta adresiniz; paylaşmayı tercih etmeniz hâlinde ad soyadınız ve şirket bilginiz; onayınıza ilişkin kayıtlar (onayladığınız metin ve sürümü, tarih ve saat, IP adresiniz, formun bulunduğu sayfa ve dil ile onay e-postasındaki bağlantıya tıklayarak adresinizi doğruladığınız tarih ve saat).
- Amaç: e-posta adresinizin doğrulanması, Sendonis yayına girdiğinde size haber verilmesi ve erken kayıt teklifinin iletilmesi. Ayrıca, ayrı ve isteğe bağlı kutuyu işaretlemeniz hâlinde, yayından sonra ara sıra ürün haberlerinin gönderilmesi. Pazarlama onay kutusu önceden işaretli değildir ve bekleme listesine katılmanın şartı değildir.
- Hukuki sebep: açık rızanız (KVKK m. 5/1) ve gerekli hâllerde 6563 sayılı Kanun kapsamındaki ticari elektronik ileti onayınız. Onay ve ret kayıtları ise onayın ispatı ve ret taleplerinin uygulanması amacıyla hukuki yükümlülük (m. 5/2-ç) ve bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması (m. 5/2-e) hukuki sebeplerine dayanılarak saklanır.
- Saklama süresi: abonelikten çıkmanıza veya onayınızı geri almanıza kadar ya da en fazla [WAITLIST RETENTION] süreyle (hangisi daha önce gerçekleşirse). Onaylanmayan kayıtlar [UNCONFIRMED SIGN-UP RETENTION] sonunda silinir. Abonelikten çıkmanızın ardından, size tekrar e-posta gönderilmemesi ve mevzuata uyumun ispatı için onay ve ret kayıtlarınız [RETENTION PERIOD – MARKETING PREFERENCES] süreyle saklanır.
- Onayın geri alınması: onayınızı dilediğiniz zaman, bekleme listesi kapsamında gönderilen her e-postadaki abonelikten çıkma (ret) bağlantısı ile veya [PRIVACY EMAIL] adresine yazarak geri alabilirsiniz. Geri alma, öncesinde yapılan işlemlerin hukuka uygunluğunu etkilemez.
Drafting note (lawyer): Bekleme listesi onaylarının Türkiye'deki alıcılar için İYS'ye kaydedilmesinin gerekip gerekmediğini ve süresini teyit edin.
6. Kişisel Verilerin Toplanma Yöntemi
Kişisel verileriniz; internet sitemiz ve web uygulamamızdaki formlar (erken erişim bekleme listesi formu dâhil), hesap oluşturma ve ödeme süreçleri, API kullanımı, e-posta ve diğer iletişim kanalları, çerezler ve benzeri teknolojiler, ödeme hizmet sağlayıcıları ile kötüye kullanım bildirimleri aracılığıyla, elektronik ortamda, kısmen veya tamamen otomatik yollarla toplanmaktadır.
7. Kişisel Verilerin Aktarılması
Yurt içi aktarım: Kişisel verileriniz, yukarıda belirtilen amaçlarla ve KVKK m. 8 çerçevesinde; yetkili kamu kurum ve kuruluşlarına, mali müşavir, denetçi ve avukat gibi hizmet aldığımız profesyonellere, Türkiye'de yerleşik ödeme hizmet sağlayıcılarına ve SMS hizmet sağlayıcısına [SMS PROVIDER] (yurt içinde yerleşik olması hâlinde) aktarılabilecektir.
Yurt dışı aktarım: Hizmetlerimizin sunulması amacıyla kişisel verileriniz, KVKK m. 9 kapsamında aşağıdaki alıcılara yurt dışına aktarılabilecektir:
| Alıcı | Amaç | Ülke |
|---|---|---|
| Amazon Web Services ([AWS CONTRACTING ENTITY]) – Amazon SES/SNS | E-posta gönderimi (ör. hesap bildirimleri, faturalar), olay bildirimleri | Almanya / AB (AWS eu-central-1 Frankfurt bölgesi); hizmet sağlayıcının merkezi ABD'dedir |
| [HOSTING PROVIDER / LOCATION] | Sunucu barındırma ve yedekleme | [HOSTING PROVIDER / LOCATION] |
| [PAYMENT PROVIDER] | Ödeme işlemleri | [PAYMENT PROVIDER LOCATION] |
| [EMAIL/WORKSPACE PROVIDER], [CUSTOMER SUPPORT TOOL], [ANALYTICS PROVIDER] | Kurumsal iletişim, destek, site analitiği | [SUBPROCESSOR LOCATION] |
| [EU REPRESENTATIVE] / [UK REPRESENTATIVE] | AB/Birleşik Krallık temsilciliği | [SUBPROCESSOR LOCATION] |
| Cloudflare, Inc. – Cloudflare Turnstile | İnternet sitesi formlarının bot ve kötüye kullanıma karşı korunması (Şirketimiz adına veri işleyen sıfatıyla; Cloudflare, bot tespitini geliştirme amacıyla bu sinyalleri kendi adına veri sorumlusu olarak da işlemektedir) | ABD ve Cloudflare'ın hizmet verdiği diğer ülkeler [CONFIRM] |
Amazon SES hizmetinin AB'de (Frankfurt) konumlanan bölgeden kullanılması, verilerin Türkiye dışına aktarılması niteliğini değiştirmemektedir; bu nedenle söz konusu aktarım da KVKK m. 9 kapsamında yurt dışına aktarım olarak değerlendirilir.
Bu aktarımlar, ilgili ülke hakkında yeterlilik kararı bulunmaması hâlinde, KVKK m. 9/4 uyarınca Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından ilan edilen standart sözleşmeler başta olmak üzere Kanun'da öngörülen uygun güvencelerden birine dayanılarak gerçekleştirilir; standart sözleşmeler imzalanmalarından itibaren beş iş günü içinde Kişisel Verileri Koruma Kurumu'na bildirilir. Uygun güvencenin sağlanamadığı ve arızi nitelikteki aktarımlarda, KVKK m. 9/6'da sayılan hâllerden birine (örneğin ilgili kişinin aydınlatılması kaydıyla açık rızası) dayanılır.
8. Saklama Süreleri
Kişisel verileriniz, işlendikleri amaç için gerekli olan ve ilgili mevzuatta öngörülen süre boyunca saklanır:
| Veri | Süre |
|---|---|
| Hesap verileri | Hesabın aktif olduğu süre + [RETENTION PERIOD – ACCOUNT DATA] |
| Fatura, muhasebe ve vergi kayıtları | [RETENTION PERIOD – BILLING / TAX RECORDS] (6102 sayılı TTK m. 82 uyarınca 10 yıl, 213 sayılı VUK m. 253 uyarınca 5 yıl) |
| Destek yazışmaları | [RETENTION PERIOD – SUPPORT COMMUNICATIONS] |
| İnternet sitesi ve sunucu logları | [RETENTION PERIOD – WEBSITE / SERVER LOGS] |
| Güvenlik ve denetim logları | [RETENTION PERIOD – SECURITY / AUDIT LOGS] |
| Kötüye kullanım kayıtları | [RETENTION PERIOD – ABUSE RECORDS] |
| Ticari elektronik ileti onay/ret kayıtları | Onayın geri alınmasından itibaren [RETENTION PERIOD – MARKETING PREFERENCES] (mevzuat uyarınca en az 3 yıl) |
| Bekleme listesi verileri | Abonelikten çıkılmasına / onayın geri alınmasına kadar ya da en fazla [WAITLIST RETENTION]; onaylanmayan kayıtlar için [UNCONFIRMED SIGN-UP RETENTION] |
| Yedekler | En fazla [RETENTION PERIOD – BACKUPS] |
Süre sonunda kişisel verileriniz, Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik ve Şirketimizin kişisel veri saklama ve imha politikası uyarınca silinir, yok edilir veya anonim hâle getirilir.
9. İlgili Kişi Olarak Haklarınız (KVKK m. 11)
KVKK'nın 11. maddesi uyarınca Şirketimize başvurarak;
a) Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme, b) Kişisel verileriniz işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme, c) Kişisel verilerinizin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme, ç) Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme, d) Kişisel verilerinizin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme, e) KVKK'nın 7. maddesinde öngörülen şartlar çerçevesinde kişisel verilerinizin silinmesini veya yok edilmesini isteme, f) (d) ve (e) bentleri uyarınca yapılan işlemlerin, kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme, g) İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle aleyhinize bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme, ğ) Kişisel verilerinizin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğramanız hâlinde zararın giderilmesini talep etme
haklarına sahipsiniz.
10. Başvuru Yöntemi
Haklarınıza ilişkin taleplerinizi, Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ uyarınca Türkçe olarak; kimliğinizi tespit edici bilgiler (ad, soyad, T.C. kimlik numarası veya yabancılar için uyruk ve pasaport/kimlik numarası), tebligata esas adresiniz, varsa e-posta adresiniz ve telefon numaranız ile talep konunuzu içerecek şekilde:
- Nurol Plaza, Maslak/İstanbul adresine yazılı olarak (ıslak imzalı dilekçe ile şahsen veya noter aracılığıyla),
- [KEP ADDRESS] adresine kayıtlı elektronik posta (KEP), güvenli elektronik imza veya mobil imza ile,
- Şirketimiz sisteminde kayıtlı e-posta adresinizden [PRIVACY EMAIL] adresine e-posta göndererek
iletebilirsiniz.
Başvurunuz, niteliğine göre en kısa sürede ve en geç otuz (30) gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandırılır. İşlemin ayrıca bir maliyet gerektirmesi hâlinde, Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından belirlenen tarifedeki ücret alınabilir. Başvurunuzun reddedilmesi, verilen cevabı yetersiz bulmanız veya süresinde cevap verilmemesi hâllerinde, KVKK m. 14 uyarınca Kişisel Verileri Koruma Kurulu'na şikâyette bulunma hakkınız saklıdır.
11. Değişiklikler
Şirketimiz, işbu Aydınlatma Metni'ni mevzuat değişiklikleri ve faaliyetlerindeki değişiklikler doğrultusunda güncelleyebilir. Güncel metin her zaman [LEGAL PAGES URL] adresinde yayımlanır.